Vytěžovací systémy: Klíč k efektivnější práci
Proč jsme se do toho pustili?
Než jsme s digitalizací začali, jeli jsme z 80 % v papíru, a to hlavně u menších firem. Dokumenty se vozily, třídily, kopírovaly, číslovaly, zakládaly. Znáte to. Vytěžovací systémy nám ale slibovaly automatické načítání faktur, účtenek a jiných dokumentů. Systém sám vyčte data a když máme jistotu, že už vytěžuje správně, uloží je přímo do účetního softwaru.
Další výhodou pro nás byla archivace dokladů, časová razítka a možnost propojení s bankou. My jsme v tom viděli obrovský potenciál ušetřit čas a hlavně nervy. Ukázalo se ale, že to není zázrak na počkání. A už vůbec ne zadarmo.
Výběr systému
Začali jsme s Wflow a později jsme přidali Digitoo. A proč rovnou dva? Každý má u nás trochu jiné využití. Wflow používáme u klientů s menším počtem dokladů, ale více typy dokumentů (faktury, smlouvy, objednávky, účtenky). Digitoo se nám osvědčilo hlavně u klientů s velkým objemem faktur jednoho druhu, třeba prodejny potravin. Ale už ho napojujeme i u klientů s menším počtem.
Oba systémy mají svoje pro a proti. Wflow je robustnější a umožňuje hodně nastavení, ale zabere víc času. Digitoo je naopak uživatelsky přívětivější, přehlednější a rychlejší na rozjezd. Cenová politika je taky u každého systému jiná. Když projde Wflow aktualizací, znamená to někdy další čas na seznámení a zvládnutí nových funkcionalit a změn. Oba systémy vykazují občasný výpadek a nefunkčnost. Technická podpora ale funguje u obou. Co mají společné? Vyžadují trpělivost. Ani jeden z nich nefunguje perfektně hned od začátku.
Výzvy při implementaci
Pamatujete, jak se říká, že začátky jsou těžký? Tak přesně tohle platí i tady. Největší problém jsme měli s kvalitou dokumentů. Pokud něco nebylo čitelné, systém to prostě nevyčetl. Účtenky byly kapitola sama o sobě, čím starší, tím horší. Tato fáze vyžadovala intenzivní spolupráci mezi námi a klienty.
Prvních pár měsíců jsme kontrolovali a opravovali data častěji, než bychom chtěli. Systém se musí „učit“ na našich dokumentech, a to chvíli trvá. Zahraniční faktury moc nefungují a je tam potřeba ruční oprava v účetním systému.
Někteří klienti očekávali, že když máme vytěžovací systémy, tak všechno poběží jako po másle a cena za účetnictví půjde dolů. Ve skutečnosti to znamenalo investici ať už finanční, nebo časovou. Klienti museli pochopit, jaké benefity jim digitalizace přinese.
Přínosy po implementaci
Po pár měsících testování a ladění jsme začali vidět výsledky. Celý proces zpracování dokladů je mnohem rychlejší. Klienti posílají dokumenty na sběrný e-mail a účtenky nahrají pomocí mobilní aplikace. My se na ně můžeme hned podívat, bez zbytečného papírování. Systémy eliminují překlepy a chyby, které by mohly vzniknout ručně. Přístup k dokladům máme i přímo v účetním systému, kde je odkaz na konkrétní doklad nebo přímo PDF soubor. Klienti mají díky REKAPU k dokumentům přístup online a dostávají aktuální reporty.
Co jsme se naučili?
Trpělivost
Vytěžovací systémy nejsou kouzelnou hůlkou. Aby přinesly požadované výsledky, je třeba je správně nastavit a vytrvale na nich pracovat.
Zapojení týmu
Kolegové musí chápat, jak systém funguje a proč se zavádí. Správné proškolení je klíčem k úspěchu.
Vysvětlit klientům přidanou hodnotu
Klienti někdy nevnímají rozdíl mezi „zpracováním dokladů“ a skutečnou analytickou hodnotou, kterou jim díky digitalizaci můžeme nabídnout.
Vytěžovací systémy mění způsob, jakým účetní profese funguje. Po dvou letech práce s Wflow a Digitoo můžu říct, že se nám časová investice do jejich implementace vyplatila. Nejenže šetříme čas, ale taky zlepšujeme kvalitu služeb, které nabízíme. Výsledkem není jen rychlejší práce, ale i spokojenější klienti a modernější způsob, jak přistupujeme k účetnictví.